【怠け者に利く対策】仕事を後回しにしない4つの方法

 

 

今回のテーマは、仕事を後回しにしない方法です。誰もが、必ず、一度はぶち合ったことのある壁。私も、何度も頭、そして、足の小指あたりをぶつけてきました。その中で学んだ、誰でも実践できる解決策を詳しくご紹介したいと思います。

 

 

1. 期限を決める癖をつける

 

まずは、期限を決めることから。

 

期限がないToDoは意味がない

 

厳しい現実から、お伝えします。

 

期限を設定しないといつまででも引き延ばせてしまう

 

 

 

こんな状況をご想像ください。「さあ、先延ばしにするリストを作るぞ」と意気込んでいるあなたを。それこそが、現実です。これを避けるための施策は、以下の通りです。

 

まずは期限をつける癖をつけよう

 

今まで、ただ、やるべきことのメモを取るだけだった、あなた。これを機に、必ず期限をつける癖をつけてみてはいかがでしょうか？まずは、次につける記録に期限をつけることから。

 

最初は一手間が面倒に感じるかもしれません。ですので、無理に大量のToDoをつくらないことがポイントです。1日に100の無期限ToDoを作るよりも、1日1つ期限付きのToDoリストを作る。ここから始めましょう。

 

自分で期限を決めると気が楽になる

 

 

「期限を考えるだけで胃が痛くなる」人はいませんか？はい、私です。あなたもそうでしょうか？私はしばらくの間、なぜそんなことになるのか考えてばかりいました。そして、今、その理由をはっきりと理解しています。

 

原因は「他人の決めた期限に支配されていること」に他なりません。

 

「他人に期限を押しつけられている感覚」が、気持ちの悪さを引き起こすのです。

 

 

10日が期限であるならば、自分で9日を期限にして、自ら選んでいる感覚を取り戻しましょう。結果的に、早めに仕事を終えることにもなり一石二鳥です。

 

2. Notionで仕事をまとめる

 

 

続いての項目では、Notionを使って仕事をまとめる方法をご紹介します。Notionは基本的にはメモを取ったり、記録をしたりするウェブサービスですが、ToDoリスト作りにも、スケジュール管理にも使えます。

 

 

 

それでは、Notionを利用した、ちょっとしたコツを見てみましょう。

 

ボードビューを使う

 

「やること」と「完了」というタグが基本

 

まずは、基本的なところから。Notionには、「ビュー」というものがあります。データを「どのように見せるか」という機能です。その中の一つが「ボードビュー」というものです。簡単に言えば、こんなかんじです。ホワイトボードにポストイットを貼るような感覚。

 

どうでしょうか？感覚的に、楽に、仕事を管理できそうな気がしませんか？

 

 

画像（スクショ）を入れると把握しやすい

 

 

個人的におすすめしている一手間が、こちら。

 

スクリーンショットをカードに貼り付けることです。例えば、会議中にポストイットに、簡単な手書きの図を書き込んだりすることがありますよね？私には、あります。あなたはどうでしょうか？

 

「視覚的な情報」を加えることで、一目で中身が理解できます。これと同じことで、例えば、メールの文面のスクショを取り、それをカードに貼り付けることができます。後から見返した時にすぐに、「どんな仕事についてのカードだったのか」わかるので便利です。

 

スクショ撮影に便利なのがCleanshotというアプリ

 

普通、こんな手順は、面倒ですよね？

 

 

そこで、個人的におすすめしたいのがCleanShot Xというアプリです。Macで愛用しているのですが、これでのおかげで、仕事の捗り方がまるっきり変わりました。劇的です。あなたのワークフローも、一気に改善してくれるはずです。

 

CleanShot Xについて少しご紹介

 

 

ToDoリスト作りに使う/使わないに関係なく、あらゆる人におすすめします。リモートで仕事をしていて「ああ、文字入力に頼ることなく、楽にものごとを説明できたらいいのに」と思ったことはありませんか？思い当たるふしがあるなら、まずゲットして損はないはず。

 

このアプリのすごさ…それは「一瞬でスクショ撮影から貼り付け・共有ができる」ことです。

 

ショートカットキーを割り当てたら、例えば「command + shit + 4」を押すと、範囲を指定してスクリーンショットが撮影できます。すると、画面左下にプレビューが表示されます。これをクリックすると、そのまま編集ができます。

 

 

もし矢印や囲み線などを入れたい場合でも、問題ありません。素早く編集できます。

 

 

そして、これが済んだら、画像をドラッグ＆ドロップ。

 

これだけで、Gmail、Slack、Notion（これが今回の本題です）など、あらゆるアプリケーション、ウェブサービスに放り込めます。または、専用のウェブストレージにワンクリックでアップロードして、短いURLを生成すると、リンクとして共有でできてしまいます。

 

さらにさらに、動画撮影もできます。例えば、パソコンの画面上で行っている操作を撮影可能です。サービスの説明などに便利です。メニューにある「Record screen」を押して画面の撮影箇所を選んでから「Record Gif」を押せば、GIFも楽々つくれます。

 

週間プランナーをつくる

 

期限間近の仕事が複数あるときに便利

 

さて、またNotionに戻っての説明です。期限間近の仕事が複数あるときには、週間プランナーを作るのがおすすめです。これは、私が考えた（というほど大それたものではありませんが）ToDoの表示方法です。月曜日から金曜日までの仕事が一目でわかります。

 

これの特徴は「やるべきこと」と「完了したこと」にセクションが分かれていること。

 

 

私の場合、上段には「やるべきこと」を、下段には「完了したこと」を配置しています。上に追加して、終わるたびに下にドラッグしていく気持ち良さがあります。

 

カレンダービューも使う

 

週単位→カレンダー（月単位）に切り替えて長期的に計画

 

 

カレンダービューも使うことをおすすめします。先の「週間プランナー」は、短期的に何をすべきか考えるのに便利です。一方で、これだけでは長期的な視野が欠如してしまいがちです。そこで、カレンダーで1ヶ月単位の動きを考えるようにしましょう。

 

特に、時間のかかる（全て終えるのに数週間かかる）仕事が多い人には必須です。ちなみにカレンダービューにはどのような日付を入力するか、個人的な好みでいいと思いますが、私は実際の期日（締め切り）をこれに使うようにしています。例えば、5000文字の記事を今月の20日迄に仕上げたいと思うのならば「20日」を選択します。

 

曜日と重複するので入力は少し手間かも

 

あくまでもちょっとした業務連絡程度のことですが、それぞれのカードに「曜日」（←週間プランナーに使う）と「日付」（←カレンダービューに使う）を設定する必要があるので、それを手間に感じる人もいるかもしれません。または、わりきって、曜日単位で終わるものは「曜日」だけを選択し、月単位での対応が必要なものは「日付」を選択することもできます。

 

3. やらない「危険」を考える

 

 

結局「のらりくらり」が最大の敵

 

「明日やろう」が大敵

 

「禁煙しないと…」、「ダイエットしないと…」、「英語の勉強しないと…」、「プレゼン資料を作らないと…」。そんな独り言を口にしたことは、誰にでもあるはずです。その次には、99%の確立で、こんなフレーズが続くのではないでしょうか？

 

「まぁ、明日やればいいでしょう」

 

これでは、きっと、明日もやらず、明後日もやらないでしょう。なぜ、私たちは、全てを明日に（または「年始」や「○○したら」という条件を作って）先延ばしにするのでしょうか？

 

答えは、簡単です。脳のどうしようもないところではありますが、人間は、明日であれば「なんだかできる気がしてしまう」のです。あなたにも、身に覚えがあるはずです。まずは、「明日を過信してしまう愚かな生き物なのだ」という理解を出発点にしましょう。

 

実際「明日の方が難しい」

 

先に「明日なら簡単なはず」という思い込みの話をしましたが、ここで残念なお知らせです。何をするにしても、今日よりも明日の方が2倍、3倍は難しくなります。

 

まず、思いついた時点で、そこにはやる気（というよりも、少なからずきっかけ）が存在します。それを見ないふりをして「ばいばーい」と手を振ってしまったらどうなるでしょうか。

 

「きっかけさん」は、スタスタと歩いていってしまいます。無情な生き物です。お情けなどありません。非常に真面目で、定時退社を生き甲斐としています。

 

飲み会に誘うなど、あらゆる手を尽くしても効果はありません。「きっかけさん」の力を借りるには、“定時”になる前（つまり、会社にいる間）にお願いをすることなのです。そうすれば、必ず力になってくれます。

 

長距離は誰も歩きたくない

 

 

ちょっとだけやってみる

 

ここでもう一つの問題があります。「きっかけさん」は、すぐに帰りたがります。いきなり「原稿200枚で」とお願いしても、嫌な顔をして、鼻の穴を全開にした挙げ句、舌打ちをするなどの態度の悪さをあらわにします。

 

そんな時の対処法がこちら。「ちょっとだけ仕事をお願い」しましょう。

 

例えば「一行だけ読んでほしいものがあるんだけどさ」です。これなら、「きっかけさん」は「おお、全然いいよ。なになに急に」と、“できる上司風”な対応を見せてくれます。

 

立て続けにお願いする

 

続いて、こうしましょう。「え、そんなクールな読み方あります？」とおだてます。すると「もう、一行、読んじゃおっか？」と調子に乗るのが「きっかけさん」です。これこそが秘訣です。

 

いきなり大量の仕事をお願いするのはやめましょう。絶対に、一歩も行動したくなくなります。「きっかけさん」が机の整理を始める前に、できるだけ小さな、楽な仕事から着手してください。

 

1時間のジョギングはするな

 

もうここまででご理解いただけたと思いますが、「ジョギングをしよう」と思い立っても、決して「毎日1時間のジョギングをやってみせる」などと意気込まないでください。目標を立てても挫折する人の多くが、途方もないミスを犯しています。

 

帰宅直前の「きっかけさん」は1時間のジョギングになど当然付き合ってくれません。代わりに、「週に一回、十分のウォーキングをする」を目標にしてみませんか？

 

これができたら、週二回にして、ウォーキングをジョギングにして…という風に増やしていけばいいのです。さらに、「週に一回、十分のウォーキング」だけでも難しい場合には、最初は「ウォーキングシューズを履く」を目標にしても全然OKです。細分化すればするほど、やるべきことが簡単なのだと気付けるはずです。

 

人は行動しない危なさを感じると行動する

 

 

人は危険を感じると、行動をします。先に触れた例からもわかります。例えば、締め切りギリギリになって、急いで行動をするものですよね？これは「締め切りを迎えることで、または遅れることで、何らかの損害を被る危険を感じる」ためです。社会的な地位に傷をつけるでも、友達から信頼を失うでも、成績が下がるでも…なんでもあり得ます。どれにでも共通して言えるのが「危険として感じること」です。そうなってはじめて、私たちは、焦って行動をするのです。

 

危険を前もって感じる

 

 

そこで、この「危険を感じると行動する」という特性を利用してみましょう。私が実践しているのは、行動しないことでどのような危険を被ることになるのか考えることです。例えば、会社の立ち上げに際し書類を用意する必要があるとします。それをしないことでどのような危険が身に降りかかるのか考えます。

 

• 会社を登記しないことで信用度が確保できない
• 信用がないと事業がうまくいかない
• 中途半端な立ち位置でプロジェクトを進めていく
• 「結局、あの人は中途半端だよね」とまわりに言われる
• 「行動しない人」＆「臆病者」というレッテルを貼られる
• 死ぬまで「ああ、あの時会社を立ち上げていれば」と公開する

 

こんな具合です。考えるだけで恐ろしい結末が想像できました。必ずここに帰結する必要はありません。もちろん「ありありと」想像できる方が効果がありますが、少しでも危険や気持ちの悪さを感じることができれば「行動しないと」という気持ちになれます。そんな勢いを一瞬でも手に入れたら（この記事の冒頭でご紹介したことですが）ちゃんと期限を設けるようにしましょう（忘れた方はさかのぼってご確認ください）。

 

4. やらないことへの罰則を作る

 

 

罰則を設けるだけで切迫感が出る

 

先の項目では、危険を感じることをご紹介しました。危険を感じながら、さらに罰則まで設けることができれば、かなりの確率で、どんな怠け者でも行動「せざるを得ない」状況になります。

 

「危険＋罰則」＝強烈な原動力

 

罰則を設けることのメリットは、やる気に依存しないことです。

 

罰則には強制力を付加しよう

 

罰則を設けるからには、強制力が必要です。法律には拘束力があります。「人を殺しても咎められる可能性は10%くらいだよね」という「逃げ道」があったら、罰則の意味がありません。

 

「○○をしたら△△という罰則を受けるのさ」という思考回路ができているからこそ、脳が必死に「そんな事態を避けるために行動せよ」と指令を出すのです。

 

罰則から逃げられないようにする方法

 

それでは、どのように、罰則から逃れないようにできるのでしょうか。ヒントは「他人の目」にあります。例えば、大勢の人の前で講演をしている最中に、ポケットからティッシュのゴミを取り出し、それをポイと放ることができるでしょうか？まず無理でしょう。

 

それでは、誰も見ていない路地裏だったら（業務連絡: 私はどんな場所や状況であってもポイ捨てには反対です）？

 

人は、監視がない状況では、どこまででもだらけます。そこで、人に監視してもらうようにしましょう。色々な方法がありますので、簡単にご紹介していきます。

 

1. 友達やパートナーにお願いする

 

 

一番簡単なのは、友達やパートナー（彼女/彼氏や夫/妻など）にお願いすることです。

 

例えば禁煙を目的にするならば、次に自分がタバコを吸っている姿を見つけたら、全力で制止するように伝えましょう。これだけでは十分ではありません。制止してもらうよりも「罰金を払います」と宣言してしまうのが効果的です。

 

この際には、具体的な金額も決めましょう。一回見つかるごとに一万円などの高額を設定してしまうのが得策です。

 

もしこの時点で「いや、500円くらいにしとこうかな」と考えたとしたら、その時点で「もう、決まりを破ることを考えている」ことになります。自らを叱責してください。

 

2. SNSで宣言する

 

SNSで不特定多数に宣言してしまうのも効果的です。YouTubeで、継続的にダイエットの成果を公開するようにする、などの可能性が考えられます。継続力が求められる習慣や仕事と相性がいいですね。「投稿を中断したら、何と言われるか」と怯えるくらいがちょうどいいのです。

 

また、経過報告により、中には応援してくれる人も現れるかもしれません。人は、頑張っている人を応援したくなる生き物です。かっこつけずに「ダメな自分だけど、こんな風に頑張っています」というように、自分をさらけ出してしまうのがおすすめです。

 

さいごに

 

今回の記事では、仕事を後回しにしない方法をご紹介しました。仕事には様々な種類があります。クリエイティブなセンスを必要とするもの。細かな手作業が伴うもの。じっくり頭をひねることが必要になるもの。それにも共通して言えるのが、行動です。

 

思考であっても、それは行動の一種です。計算をする、プランを練る、解決策を考案する、などなど。これに着手しないことには、何もかたちになりません。アイデアだけなら、素晴らしいものを持っている人は、星の数ほどいます。もう、人類全てが「アイデア考案のプロ」でしょう。

 

その中で頭一つ抜け出すには、行動をする必要があります。

 

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